skip to Main Content
Når Kan Du Kreve Innsyn I Ansattes E-post?

Når kan du kreve innsyn i ansattes e-post?

Av og til er det viktig å vite regler for når du kan kreve innsyn i ansattes e-post.

I de fleste tilfeller ordnes dette praktisk ved at ansatte selv leser epost ved sykdom, eller at du avtaler med den ansatte at du kan gå inn og lese epost.

Du kan kreve innsyn i ansattes e-post eller private filer kun ved følgende tilfeller:

  1. når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten
  2. ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder bruk av Internett, med mindre formålet med overvåkingen er

  1. å administrere virksomhetens datanettverk eller
  2. å avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket.

Prosedyrer ved innsyn

  • Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn.
  • I varselet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter etter denne bestemmelsen.
  • Arbeidstaker har innsigelsesrett.
  • Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
  • Er innsyn foretatt uten forutgående varsel eller uten at arbeidstaker var til stede, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført.
  • Underretningen skal inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet.

Unntakene fra rett til informasjon i personopplysningsloven § 16 gjelder tilsvarende.

  • Innsyn må gjennomføres på en slik måte at opplysningene så langt som mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves.
  • Åpnede e-poster, dokumenter eller tilsvarende som det viser seg at ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet, skal straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.

Sletting av opplysninger ved opphør av arbeidsforholdet

Arbeidstakers e-postkasse skal avsluttes ved arbeidsforholdets opphør, med mindre det foreligger særskilt behov for å holde e-postkontoen åpen i en kort periode etter opphøret.

Opplysninger  som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten, skal slettes innen rimelig tid etter arbeidsforholdets opphør.

Les mer om loven her