skip to Main Content
Innsending Av Bilag Til Bilagsmottak I 24SevenOffice

Innsending av bilag til bilagsmottak i 24SevenOffice

Nedenfor finner du noen tips når du tar i bruk bilagsmottak i 24SevenOffice

Vi anbefaler alle å registrere seg for å motta elektronisk faktura som foretrukket måte. Da får du sendt alle faktura direkte inn i  regnskapssystemet med ren dataoverføring uten at det er noe som skal tolkes eller ocr leses.

I 24 SevenOffice har du en egen unik bilagsadresse.  Noter denne som en egen kontakt på din epost slik at du kan videresende bilag direkte inn i regnskapssystemet.

Enkelte lager også en egen epost faktura adresse f.eks. faktura@mittfirma.no med automatisk videresending av faktura inn i epost adressen i bilagssystemet.

 

Hvilke formater kan du sende inn?

Bilagene kan sendes inn i kjente filformater for bilder, f. eks. jpg, tiff, pdf og gif.

OBS!

  • Har du endret tekst på bildebetegnelsen fra f.eks. faktura.jpg til faktura.priv vil ikke systemet kjenne igjen at dette er et jpg bilde.
  • Bilag med linker til f.eks. faktura kan ikke sendes inn.  Faktura må lastes ned og sendes inn som vedlegg på epost.
  • Bilag i regneark – excel format må først omgjøres til PDF og sendes inn som vedlegg på epost.
  • Skanner du mange bilag på en gang lønner deg seg å sende disse via din egen epost slik at du har kopi som du kan sende på nytt hvis det oppstår feil i bilagsmottaket og bilagene må sendes på nytt.

Filer som sendes til epostadressen vil automatisk komme opp i Mottak, og OCR-leses uten at det må lastes ned fra noen epostkonto.

Du vil motta kvitteringer for mottatte bilag i mottaket til e-postkontoen som bilagene ble sendt fra. Dersom du ikke har mottatt denne e-posten, så kan den ha stoppet i spamfilteret ditt. Da må du hviteliste *.24sevenoffice.com for å kunne motta e-poster fra 24SevenOffice. Det kan også hende at bilagene ikke har kommet fram.  Sjekk opp for ordens skyld.

 

Her er noen smarte kommandoer når du skal sende inn bilag til bilagsmottak i 24SevenOffice:

Har du irritert deg over at det ikke er mulig å sende inn kommentarer når du har kvitteringer eller andre bilag du ønsker å kommentere?

Her er flere måter du kan tilrettelegge innsending på ved hjelp av kommandoer.

Kommandoene skal skrives på toppen i selve eposten – ikke i emnefeltet.

Ved å bruke forskjellige kommandoer så kan du gjøre følgende:

  • ##COMMENT## Legger til underdokumentasjon i form av fritekst til side 2 på et bilag. Dette gjør du ved å skrive inn ##COMMENT## som en tekstlinje i e-posten som du sender inn til mottaket. Skriv deretter inn det du ønsker å legge til av tekstinformasjon på linjene under. Teksten blir da lagt til på side 2.
    Smart når du ønsker å gi en forklaring eller beskjed.
  • ##MERGE## Grupperer alle vedlegg i e-posten til ett bilag ved innsending.
    Smart funksjon når du får fakturaen i ett vedlegg og varelisten i et annet.
  • ##GROUP## Slår sammen flere fakturaer eller andre typer bilag til en samlet ‘bilagsbunt’ i mottaket.
    Alle filer som er vedlagt i e-posten blir da slått sammen til et samlet bilag med flere sider i mottaket.
  • ##MERGEGROUP## Dette er en kombinasjon av ##GROUP## og ##MERGE##.
  • ##MERGECOMMENTLAST## Dette er en kombinasjon av ##MERGE## og ##COMMENT## der bilagssidene legger seg først, og kommentarer/tekst fra e-posten som påfølgende sider.
  • ##MERGEGROUPCOMMENT## Dette er en kombinasjon av ##GROUP## og ##MERGE## og ##COMMENT##.
  • ##MERGEGROUPCOMMENTLAST## Grupperer alle sider i vedlegget til et bilag samtidig som den tar med all tekst i e-posten og legger dette til som påfølgende sider etter bilagssidene.
    Dette er smart hvis du for eksempel har et bilag som består av flere sider og du ønsker å koble all e-postkorrespondanse som har med bilaget å gjøre. Systemet vil samtidig prioritere å legge bilagssidene først og e-postkorrespondansen som påfølgende sider.